Ruang Lingkup Sistem Informasi Inventory PT. SA

Pembahasan penulisan tugas akhir ini lebih terarah penulis coba jabarkan yakni pengelolaan yang sedang berjalan saat ini berjalan manual mulai pendataan barang, pengajuan permintaan barang, pengeluaran barang hingga laporan. Mengingat luasnya permasalahan, maka dengan ini penulis membatasi ruang lingkup implementasi usulan tentang proses pengajuan permintaan barang secara online yang dilakukan oleh shipment planner, cek ketersediaan stok barang, pengelolaan data cabang, pengelolaan data user serta monitor status pengajuan dari permintaan barang yang telah dilakukan oleh shipment planner pada halaman shipment planner. Tidak hanya itu, pada halaman staf warehouse penulis akan mencoba rancangan pengelolaan data master yang meliputi suplier, barang, satuan barang. Akses pengelolaan transaksi meliputi cek data pengajuan permintaan barang dan transaksi pengeluaran barang hingga laporan yang akan disajikan mulai data barang, laporan pengajuan, pengeluaran barang serta data suplier yang akan dikelola dengan manajemen database yang baik.

Sejarah PT Sanghiang Perkasa ( Tugas Akhir - 12150065 )

PT SA (KN) adalah anak perusahaan dari PT KA Tbk yang bergerak dalam bidang industri makanan kesehatan (Health Food). Pada saat ini PT SA adalah perusahaan terkemuka pada industri makanan kesehatan dan nutrisi di Indonesia, didirikan pada tahun 1982 dengan akte No. 8 notaris Ariany Lamoenredjo yang beralamat di Jakarta untuk mengoperasikan Divisi Health Food PT KA Tbk, perusahaan farmasi terbesar di Indonesia. Di bawah bendera Kalbe Farma, PT SA memproduksi bermacam-macam makanan kesehatan dan susu, serta memiliki spesialisasi di bidang Hospital Diet dan produk-produk nutrisi, untuk memasarkan baik di Indonesia maupun di luar negeri. Sebagai tambahan dari merek yang telah dimiliki, PT SA juga menjadi pemegang eksklusif lisensi dari salah satu merek internasional terkenal pada kategori ini di Indonesia yaitu Morinaga.

PT SA telah berpengalaman dalam memperkuat pertumbuhan sales, teutama pada akhir-akhir ini. Dalam rangka untuk menjaga dan memperbesar angka pertumbuhan, perusahaan selalu berusaha keras untuk meningkatkan pekembangan dan inovasi untuk pengembangan produk dan pemasarannya, perkembangan jaringan pemasaran baik domestik maupun regional.

PT SA berusaha menjadi pemimpin pada bidangnya, penuh komitmen menjalani misi untuk mempromosikan kehidupan yang lebih sehat pada lingkungan, dengan menyediakan produk makanan kesehatan yang bermutu dan pelayanan yang terkait, sesuai dengan visi dan misi perusahaan untuk menjadi salah satu pemimpin pada segmen pasar pada industri yang sama untuk pasar ASEAN pada taun 2006. Hal ini ditandai dengan sudah diraihnya beberapa sertifikasi seperti ISO 9001, ISO 14001, GMP, HACCP, OHSAS dari lembaga yang berwenang mengeluarkan sertifikat tersebut.

Perusahaan yang merupakan peleburan dari tiga perusahaan sebelum tahun 1995 yang digabungkan menjadi satu yaitu PT EN menyumbangkan brand mo, PT SA menyumbangkan brand pr dan BU menyumbangkan brand milna, ketiga perusahaan gabungan ini sebelumnya dinamakan HF yang kemudian berubah nama menjadi salah satu dari ketiga perusahaan gabungan yaitu PT SA dan kemudian pada tahun 1996, PT SA memperkenalkan diri sebagai Kalbe Health Foods Division. Ketiga perusahaan yang begabung tersebut semua merupakan anak perusahaan dari KA Group, salah satu perusahaan yang terkenal di Indonesia dan bergerak dibidang farmasi, produk konsumen (Consumer Goods), kosmetik, perumahaan (Real Estate), perbankan, perdagangan dan distribusi.

PT SA memiliki pabrik didaerah Jakarta Timur, tepatnya di Jalan Raya Bekasi KM 25 Cakung Jakarta Timur. Pabrik merupakan bangunan dan sekaligus menjadi kantor untuk divisi manufacturing, untuk Divisi Marketing, HRD dan Finance Accounting berada di gedung Graha Kirana, tepatnya di Jalan Yos Sudarso Kav.5 Sunter, Jakarta Timur. Pada tahun 2014 PT SA membuka pabrik barunya di daerah Karawang Jawa Barat, tepatnya di kawasan Indotaisei.

KN adalah salah satu anak perusahaan farmasi terkemuka di Indonesia, PT KA Tbk. Pada awalnya KN didirikan dengan nama PT SA dan perusahaan ini menjalankan bisnisnya di bidang kesehatan. Produk yang dihasilkan merupakan produk-produk makanan dan minuman kesehatan yang menjangkau di setiap titik krisis tahap pertumbuhan dan perkembangan manusia. Produk-produk yang dihasilkan berupa susu untuk bayi, anak-anak, remaja, ibu hamil dan menyusui, beberapa kebutuhan khusus kaum manula, serta biskuit dan sereal bayi.

KN didirikan dengan nama PT SA sejak tahun 1982, selama ini KN dikenal masyarakat sebagai Kalbe Health Foods Division dari PT KA Tbk, perusahaan farmasi terkemuka di Indonesia. Guna meningkatkan kinerja perusahaan dan lebih mendekatkan diri kepada konsumen, pada tahun 2007 perusahaan melakukan perubahan brand identity. Melalui proses seksama, nama Kalbe Farma Health Foods Division akhirnya diubah menjadi KN. Berikut proses perkembangan dari KA :

1. 1993 Konsolidasi bisnis difokuskan pada Makanan Kesehatan.

2. 1993 Akuisisi PT SA dan Konsolidasi bisnis nutrisi ke dalam anak perusahaan.

3. 1996 Pabrik PT SA sebagai Divisi Makanan Kesehatan relokasi ke Cakung.

4. 2002 Mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000.

5. 2002 Mendapatkan sertifikasi HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point).

6. 2003 PT SA mendapatkan penghargaan Enseval Awards: Best Customer Focus.

7. 2003 Perolehan Sertifikasi ISO 14000.

8. 2005 Pelaksanaan Modul Protean FA dan Kinerja Manajemen dengan menggunakan balance scorecard.

9. 2006 Pembangunan pabrik KM di Karawang, Jawa Barat.

10. 2007 Pabrik KM mulai beroperasi.

11. 2008 Implementasi dari Oracle (Modul Manufaktur dan FA).

12. 2008 Nutrition For Life (NFL) mulai dijalankan.

13. 2009 Relayout dan renovasi pabrik di Cakung.

14. 2009 Pelaksanaan campaign “AKU BISA”.

15. 2014 Pembangunan pabrik PT SA di Karawang, Jawa Barat. 2014 Pabrik PT SA mulai beroperasi.

Metode Penelitian Sistem Informasi Inventory PT.SA

Dalam rangka pengumpulan data untuk memenuhi kebutuhan penulis dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini, berbagai cara dapat dilakukan dari pengetahuan yang ada pada penulis, maupun yang diperoleh selama melakukan riset pada PT SA.

A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak

Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan model waterfall. Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2014:28) aktivitas-aktivitas dalam metodologi waterfall adalah:

1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Pada tahap ini penulis menganalisis kebutuhan yang menyangkut sistem informasi inventory barang pada SPS PT. SA itu meliputi kebutuhan pengguna, kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak. Dalam kebutuhan pengguna disini dimaksudkan kepada pengguna yang akan menggunakan sistem tersebut, pengguna disini antara lain staf warehouse dan shipment planner. Lalu kebutuhan perangkat keras adalah perangkat yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem ini untuk nantinya digunakan. Dan terakhir kebutuhan perangkat lunak yaitu perangkat lunak yang dibutuhkan untuk membangun atau mendukung sistem ini berjalan.

2. Desain

Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengkodean. Dalam tahap ini penulis melakukan penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan sistem seperti diagram hubungan entitas yaitu ERD (Entity Relationship Diagram) dan LRS (Logical Record Structure) serta rangkaian diagram Use Case, Activity Diagram, Class Diagram, dan Sequence Diagram.

3. Pembuatan Kode Program

Desain harus ditransalasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. Dalam tahap ini penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP (Perl Hypertext Preprocessor).

4. Pengujian

Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini digunakan untuk meminimalisir kesalahan(error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai yang diinginkan. Dalam tahap ini penulis menggunakan metode BlackBox Testing.

5. Pendukung (support) atau Pemeliharaan (maintenance)

Tidak menutupi kemungkinan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah di kirimkan ke user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangakat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses penggembangan mulai dari analisis, spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi tidak untuk membuat perangkat lunak baru.

B. Teknik Pengumpulan Data

Dalam upaya untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan maka perlu dilakukan dengan menggunakan teknik–teknik pengumpulan data.

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini antara lain:

1. Observasi
Dalam hal ini penulis mengadakan peninjauan langsung pada SPS PT. SA untuk mendapatkan informasi mengenai sistem yang sedang berjalan.

2. Wawancara
Pada metode ini supaya permasalahn lebih terarah dengan permasalahan pokok yang ada, penulis menyusun pertanyaan-pertanyaan terkait yang diajukan langsung kepada Bapak RTP selaku supervisor operational SPS dan Bapak M selaku leader WH guna mengumpulkan data mengenai permasalahan dan sistem yang sedang berjalan di Sales Promotion Support PT. SA secara meyeluruh.

3. Studi Pustaka
Untuk mendukung data yang telah didapat dari perusahaan dengan referensi dari buku-buku yang mengacu pada bidang yang berkaitan dengan penyusunan seperti Partical Inventory Management karangan Ricky Martono, Manajemen Persedian karangan Richardus Eko Indrajit dan artikel tentang persediaan lainnya.

Latar Belakang Masalah Sistem Informasi Inventory PT. SA

Sistem inventory adalah suatu kegiatan dalam proses pengolahan data barang yang terdapat di dalam suatu gudang. Sistem inventory memiliki pengaruh besar terhadap suatu instansi, karena sistem inventory dapat membantu menyelesaikan masalah pengolahan data barang dan memudahkan pelaporan data barang yang tersedia. Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal (Minarni & Susanti, 2014). Tidak hanya itu, Dengan persediaan, perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu sehingga perusahaan dapat tetap eksis dalam mencapai tujuannya (Wahyudi, 2015).

Suatu instansi yang tidak memiliki sistem inventory, akan mengalami sedikit masalah dalam pengolahan data barang misalnya, pada Sales Promotion Support PT. SA yang melakukan sistem pencatatan data inventory secara manual. Persediaan barang harus memiliki kemampuan untuk menghitung dan memperkirakan tingkat persediaan untuk mencegah stok habis ketika dibutuhkan. Untuk mengatasi masalah ini, perusahaan harus tahu mana teknik manajemen persediaan yang terbaik dan sesuai (Prasetio, 2014).

PT. SA membutuhkan atau menggantungkan diri pada sistem informasi, agar dapat mengarahkan dan memperlancar kelangsungan jalannya PT. SA. Terciptanya sistem informasi berkaitan erat dengan adanya berbagi informasi dalam sebuah kelompok. Berbagi Pengetahuan dapat tumbuh dan berkembang apabila menemukan kondisi yang sesuai, sedangkan kondisi tersebut ditentukan oleh tiga faktor kunci, yaitu: Orang, Oraganisasi dan teknologi (Fakhriza, 2015).

Aktifitas pendataannya meliputi, pendataan barang baru datang, barang lama yang masih layak digunakan, bahkan barang balikan dari cabang yang masih layak digunakan, kemudian data tersebut diolah menjadi laporan data inventory kepada atasan yaitu supervisor dan manager dengan menggunakan Microsoft excel. Proses pendataan seperti ini kurang efektif karena dibutuhkan ketelitian, dalam pendataan dengan jumlah barang yang banyak sering mengakibatkan terjadinya redundancy data (data ganda) dan dalam proses pembuatan laporan data inventory membutuhkan proses yang lama karena staf harus membuat data baru.

Pada kenyatannya Informasi atau data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Tetapi informasi belumlah cukup untuk melakukan aktifitas pada PT. SA. Untuk itu menurut (Wijaya, Arifin, & Soebijono, 2013). Di harapkan dengan adanya perencanaan pemenuhan persediaan yang baik, perusahaan tidak lagi menghadapi permasalahan dalam menentukan jumlah pemesanan barang persediaan sehingga kinerja perusahaan menjadi lebih baik.

Pengolahan data barang masih menggunakan cara manual dan media penyimpanan masih dalam bentuk dokumen meskipun penataan tempatnya sudah cukup rapih tetapi masih dirasa kurang efisien serta resiko kehilangan data lebih tinggi. Atas dasar identifikasi masalah yang telah diuraikan diatas, maka rumusan masalah pada tugas akhir ini adalah bagaimana merancang sistem inventory berdasarkan permintaan barang yang diajukan lebih terkordinir dengan baik untuk menunjang aktifitas perusahaan.

Abstraksi Perancangan Sistem Informasi Inventory pada PT. Sanghiang Perkasa (Kalbe Nutritionals) Jakarta

ABSTRAK

Bani (12150065), Perancangan Sistem Informasi Inventory pada PT. Sanghiang Perkasa (Kalbe Nutritionals) Jakarta

Sistem inventory memiliki pengaruh besar terhadap suatu instansi, karena sistem inventory dapat membantu menyelesaikan masalah pengolahan data barang dan memudahkan pelaporan data barang yang tersedia. Akan tetapi pendataan yang kurang efektif serta kebutuhkan ketelitian dalam pendataan dengan jumlah barang yang banyak sering mengakibatkan terjadinya redundancy data (data ganda) dan dalam proses pembuatan laporan data inventory membutuhkan proses yang lama karena staf harus membuat data baru. PT SA (KN) adalah anak perusahaan dari       PT KA Tbk yang bergerak dalam bidang industri makanan kesehatan (Health Food).    PT SA membutuhkan atau menggantungkan diri pada sistem informasi, agar dapat mengarahkan dan memperlancar kelangsungan jalannya proses persediaan barang.  PT SA pengolahan data barang masih menggunakan cara manual dan media penyimpanan masih dalam bentuk dokumen meskipun penataan tempatnya sudah cukup rapih tetapi masih dirasa kurang efisien serta resiko kehilangan data lebih tinggi. Metode waterfall dalam perancangan sistem informasi persediaan barang pada PT SA ini memiliki cara pandang dan wawasan baru sebagai solusi pengelolaan barang perusahaan yang tidak hanya dilaksanakan secara manual akan tetapi didukung dengan sistem informasi yang lebih baik. Dalam penerapannya sistem persediaan yang di implementasi pada perusahaan mampu mempermudah dan dinilai lebih baik dibanding manajemen persediaan secara offline.

Kata Kunci : Perancangan Sistem Informasi, Sistem Inventory, Manajemen Perusahaan

ABSTRACT 

Bani (12150065) Inventory Information System Design At PT Sanghiang Perkasa (Kalbe Nutritionals) Jakarta

Inventory system has a big influence on the agency, because the inventory system can help solve the problem of data processing and ease of reporting the data of goods available. However, ineffective data collection and the need for accuracy in data collection with large quantities of goods often leads to redundant redundancy data and in the process of making inventory data reports requires a long process because the staff is creating new data. PT SA (KN) is a subsidiary of PT KA Tbk which is engaged in the health food industry. PT SA requires or relies on the information system, so that it can direct and expedite the problem of the process of preparing the goods. PT SA Data processing goods still using manual and storage media is still in the form of documents although the arrangement is quite neat but still felt less efficient and the risk of data loss is higher. Waterfall method in designing information systems in PT SA has a new and simple way as a solution for better information systems. In the application of systems used in communication and data communication offline.

Keywords: Information System Design, Inventory System, Corporate Management